INTRODUCCION

El manejo de información es utilizado constantemente en el mundo. La utilizamos desde el manejo de la información de una agenda hasta grandes cantidades de datos.

Gracias a la capacidad que tenemos, los seres humanos, de utilizar las computadoras para almacenar, utilizar y modificar esta información podemos mantener un orden de ella y solicitarla con facilidad y rapidez en cualquier momento.

Existen muchos programas hechos especialmente para la manipulación de la información. Entre ellos se encuentra, el muy conocido programa, Microsoft Access.

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¿QUE ES MICROSOFT ACCESS?

Microsoft Access es un programa creado para crear, manipular y modificar bases de datos acerca de cualquier tema.
A través de este programa se puede ordenar la información de diferentes formas según la que le sea mas conveniente al usuario.
Microsoft Access tiene diversas funciones con las cuales se pueda facilitar la manipulación y modificación de la información que contenga la base de datos.
Este, útil, programa lo podemos utilizar para conseguir información acerca de un tema, cosa, persona o cualquier cosa que el usuario necesite de forma mas rápida y ordenada ya que puede mostrarle a el usuario cualquier dato solicitado por este que obtenga la base de datos.
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CARACTERISTICAS Y VENTAJAS DE ACCESS 2010

Microsoft Access 2010 se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que empiece a trabajar y herramientas eficaces para mantenerse al día a medida que los datos crecen.

Access 2010 le otorga capacidades para aprovechar la información, incluso si no es experto en bases de datos. Además, a través de bases de datos web recién agregadas, Access amplía la eficacia de los datos, facilitando el seguimiento, la creación de informes y el uso compartido con otras personas. Los datos nunca estarán más allá del explorador web más cercano.

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ELEMENTOS BASICOS DE ACCESS 2010

Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2010 para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

Puedes ver un videotutorial haciendo clic en el icono de la derecha.

 1.1. Arrancar y cerrar Access 2010

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2010.

- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú.
Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador.
Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa.

- Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

uedes iniciar Access 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aquí.

Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar

- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

- Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir .

1.2. La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

 

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DISEÑAR UNA BASE DE DATOS

Un buen diseño de base de datos garantiza su fácil mantenimiento. Los datos se almacenan en tablas y cada tabla contiene datos acerca de un tema, por ejemplo, clientes. Por tanto, cuando se actualiza una parte de los datos concreta, como una dirección, se hace en un solo lugar, pero ese cambio aparece automáticamente en toda la base de datos.

Una base de datos bien diseñada suele contener distintos tipos de consultas que muestran la información necesaria. Una consulta puede mostrar un subconjunto de datos, como todos los clientes de Londres, o combinaciones de datos de tablas diferentes, como la información de pedidos combinada con la información de clientes.

 Esta consulta recupera la información de Id. de pedido, nombre de la compañía, ciudad y fecha de entrega para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

Los resultados que se desea obtener de una base de datos , es decir, los formularios y las páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos.

En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.) que se desea utilizar, y los informes que se desea imprimir , no siempre ofrecen una pista acerca de la estructura de las tablas de la base de datos, ya que normalmente los formularios, los informes y las páginas de acceso a datos se basan en consultas en lugar de basarse en tablas.

Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas, consultas, formularios y otros objetos definitivos, se recomienda realizar un esquema en papel y trabajar el diseño primero. También puede examinar bases de datos bien diseñadas que sean similares a la suya, o puede abrir la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.) de la base de datos de ejemplo Neptuno para examinar su diseño.

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CREAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.

Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.

Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Ésto es así porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista.

Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto .

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.

Si quieres ver cómo funciona el Panel de navegación te recomendamos que visites este avanzado

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CREAR,ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS

Cerrar la base de datos 

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

- En la pestaña Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos .

- O bien cerrar Access. Obviamente la base también se cerrará.

2.4. Abrir una base de datos

Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:

Desde la pestaña Archivo > Abrir

Desde las teclas rápidas CTRL+A o ALT+A.

En ambos métodos se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que selecciones el archivo que quieres abrir:

 

Deberás situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic sobre el archivo o bien seleccionarlo y pulsar el botón Abrir.

Desde la pestaña Archivo > Reciente

En la opción Reciente encontrarás una lista de los últimos archivos abiertos, al igual que en el método anterior. Haz clic en la que quieras abrir.

Desde el acceso rápido a las últimas bases abiertas:

Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en Inicio > Todos los Programas, aparecerá la ficha Archivo desplegada.

En ella encontrarás una lista de las cuatro últimas bases de datos abiertas, exactamente igual que en el método anterior, pero directamente en Archivo, sin tener que pulsar Reciente. Haz clic sobre la que quieras abrir.

Desde Archivo > Reciente (el método que hemos visto anteriormente) podemos configurar cuántos elementos veremos en el acceso rápido. Por defecto son 4, pero podemos cambiarlo hasta un máximo de 17. No es recomendable incluir muchas, porque puede resultar molesto un listado demasiado extenso.

También podemos eliminar este indicando que queremos mostrar 0 elementos o bien desactivando la casilla de verificación.

Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes como en su acceso rápido, al hacer clic en un elemento se abrirá con el nombre y ubicación que tenía la última vez que se abrió. Esto quiere decir que no es "inteligente". Si le cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra carpeta, la lista quedará desactualizada y al tratar de abrir una base se mostrará un mensaje indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre esto, deberás utilizar cualquiera de los dos primeros métodos y buscar manualmente el archivo en su actual carpeta contenedora.

  

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TABLAS Y RELACIONES

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

  La información de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes.

  La información de pedidos que antes se guardaba en una hoja de calculo ahora reside en la tabla Pedidos.

  Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registrosde una tabla. Si se agrega el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y después se define una relación, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.

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CONULTAS

Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.

  Esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la información de Id. de pedido, fecha de entrega, nombre de la organización y ciudad para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.
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LOS FORMULARIOS

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de registros y cambiar su diseño. Crear formulario

Para crear un formulario tenemos varias opciones.

Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:

Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación.

Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.

Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en Vista Presentación. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegación.

Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.

Navegación te permite crear un formulario dedicado a la navegación, que simula la estructura típica de menús de una página web. Podrás elegir entre seis diseños distintos.

Más formularios despliega un menú con otros tipos de formularios disponibles, como gráfico dinámico, tabla dinámica, hoja de datos o el formulario dividido.

11.2. El asistente para formularios

Esta es la modalidad más sencilla y dirigida de creación de formularios.

El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios > botón Asistente para formulario. Esta es la primera ventana:

En ella elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los campos que queremos incluir en él.

Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si queremos sacar datos de más de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente que convine los datos y luego crear el formulario sobre ella.

A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y pulsando el botón o simplemente haciendo doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .

Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Al seleccionar una opción de formato aparecerá a su izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.

A continuación pulsamos el botón Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver a continuación..

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BASE DE DATOS MAS RAPIDA Y FACILMENTE QUE NUNCA

Olvide la curva de aprendizaje. Las plantillas incluidas y los componentes reutilizables convierten a Access 2010 en una solución de base de datos simple y rápida.

• Comience con solo unos pocos clics. Busque nuevas plantillas integradas que puede comenzar a usar sin personalización o seleccione plantillas de Office.com y personalícelas para que satisfagan sus necesidades.

Compile las bases de datos con nuevos componentes modulares mediante nuevos elementos de la aplicación y agregue componentes de Access prediseñados para tareas comunes a la base de datos con unos